Quel est l'importance de la transcription juridique ? Une brève présentation

Les avocats ont des tâches quotidiennes très exigeantes. De plus, ils travaillent généralement plus d'heures car ils ont beaucoup de responsabilités. Cela signifie qu'ils n'ont souvent que peu de temps libre pour gérer d'autres tâches en dehors de leur activité dans leur cabinet ou de leur bureau. Les avocats sont occupés par de nombreuses activités liées à leurs affaires, de l'analyse de documents et la participation à des audiences judiciaires à l'évaluation d'entretiens importants et d'enregistrements de tribunaux. La bonne nouvelle est qu'il existe de nombreuses solutions pour simplifier leurs tâches quotidiennes.

Pour alléger leur charge de travail, les avocats font souvent appel à des services de transcription juridique, ce qui leur permet de gagner du temps pour le support de leurs activités principales. Cela peut les aider à consacrer leur temps à développer leur service de clientèle, voire à rattraper des événements importants de leur vie.

Qu'est-ce que la transcription juridique ?

La transcription juridique est un compte rendu écrit d'une procédure juridique enregistrée. Il s'agit du processus de conversion d'un enregistrement vidéo ou audio en un document juridique écrit. Il n'y a pas de place pour l'erreur ; le texte doit être reproduit mot pour mot. Bien que vous connaissiez probablement les sténographes judiciaires, qui transcrivent en direct les événements d'un tribunal, votre travail en tant que transcripteur juridique ne comprend aucune transcription en direct.

Le travail d'un transcripteur juridique consiste à visionner ou écouter des supports vidéo ou audio. Ensuite, il établit un texte écrit en transcrivant avec précision toutes les paroles prononcées dans un document juridique correctement préparé. Les documents transcrits, étant clairs, faciles à lire et rapides à parcourir, aident les avocats à trouver les informations spécifiques dont ils ont besoin.

Au cours des dernières années, les services de transcription juridique ont gagné en popularité. Les interrogatoires, les dépositions, les témoignages, les mémoires et documents juridiques, les lettres aux clients et la communication générale ont remplacé les audiences judiciaires. Les transcripteurs juridiques peuvent se spécialiser dans différents domaines du droit, ce qui les rend plus efficaces pour transcrire des documents aux besoins juridiques précis.

Quelle est la différence entre les transcripteurs juridiques et les sténographes judiciaires ?

Les personnes qui ne sont pas "au courant" confondent souvent la transcription juridique et la sténographie judiciaire. Bien que les deux soient similaires à bien des égards dans le monde juridique, ils ne sont pas identiques.

Les sténographes judiciaires, également appelés sténographes, sont des personnes qualifiées qui assistent à une audience judiciaire et rédigent un compte rendu de ce qui s'y passe. Cela se fait en temps réel et nécessite un rythme de travail rapide. La bonne nouvelle est que les sténographes peuvent utiliser la sténographie, que leur ordinateur traduit ensuite en mots et phrases complets. Le sténographe relit ensuite l'ensemble du document avant de le transmettre aux tribunaux et aux avocats.

En revanche, de nombreux professionnels du droit et transcripteurs travaillent à distance et ne sont pas présents lors des audiences judiciaires. Tous les transcripteurs ne sont pas capables de certifier des transcriptions. Ils ne peuvent pas non plus prêter serment.

Qui est le plus susceptible d'utiliser des services de transcription juridique ?

Les professionnels du droit, notamment les parajuristes, les avocats et les cabinets d'avocats, ont besoin d'accéder à des services de transcription juridique. Le marché cible des services de transcription juridique est constitué de personnes travaillant dans le secteur juridique. Pour fournir à leurs clients des informations précises, les juristes doivent pouvoir compter sur une transcription mot à mot des documents juridiques qui n'ont subi aucune altération.

Les transcriptions des enregistrements vidéo ou audio utilisés comme preuves ou témoignages sont des répliques des originaux. Les services de transcription enregistrent presque toutes les audiences judiciaires pour les rendre disponibles aux jurés, aux avocats de la défense et aux juges. Pour éviter toute confusion, les tribunaux présentent souvent des enregistrements audio ou vidéo accompagnés de transcriptions.

Quel est le processus de transcription juridique ?

Envoi du fichier audio ou vidéo à l'agence

La plupart des entreprises de transcription juridique acceptent des matériaux audio et vidéo dans différents formats. Il est donc conseillé de vérifier avec l'agence si elle peut accepter votre matériel dans un format spécifique. Les transcripteurs juridiques écoutent et regardent des enregistrements d'audiences judiciaires tout en tapant ce qu'ils entendent pour produire un compte rendu écrit. La mise en page correcte du matériel est essentielle pour que les avocats et autres experts juridiques puissent obtenir les informations pertinentes. L'entreprise de transcription juridique doit également connaître les délais dont vous avez besoin pour la soumission.

Analyse des documents

Une fois la transcription terminée, le document est examiné et relu par une autre personne. Cela garantit l'exactitude et l'intégrité grammaticale de la transcription juridique de l'entreprise.

Soumission des documents

L'agence transmet le document au client une fois qu'il a été examiné et relu. Les transcriptionnistes convertissent les fichiers vidéo et audio en fichiers texte. Ensuite, ils enregistrent ce qu'ils observent et entendent. Il ne faut pas modifier la grammaire lors de la transcription de documents juridiques. De plus, chaque élément de bruit de fond et chaque indication non verbale doivent être inclus dans la transcription officielle. La transcription juridique doit également contenir des pauses et des mots de remplissage tels que "euh", "heu", "euh", etc. L'agence peut envoyer une copie papier ou une copie numérique de la transcription, selon la demande du client.

L'agence conserve la transcription finale pour donner au client un accès à plusieurs copies du fichier en cas de perte ou de dommage.

Prise en compte du facteur coût

Le coût des services de rédaction de transcription audio juridique est calculé par minute. Différents tarifs s'appliquent en fonction de la complexité du projet. Des tarifs plus élevés sont associés aux fichiers audio comportant quatre locuteurs ou plus, ou aux enregistrements traitant de sujets spécialisés tels que des discussions en groupe, des groupes de réflexion ou des termes juridiques uniquement. Des frais supplémentaires peuvent également s'appliquer pour la transcription, la traduction ou l'interprétation. Un document mal traduit peut mettre en doute vos affirmations, nuire à votre position devant les tribunaux et même vous coûter le procès.

Pourquoi les services de transcription juridique sont-ils importants ?

Le format idéal pour les avocats

La transcription juridique est idéale pour tous les avocats si elle est réalisée par un professionnel. Vous pouvez utiliser des horodatages et une identification des intervenants pour examiner le flux de données et la chronologie des événements. Pour vous assurer que tout le monde a accès aux mêmes informations et éviter les malentendus, vous pouvez également fournir une transcription à chaque membre du jury et aux autres participants à l'affaire ou à l'audience.

Outil de défense le plus efficace

Il est difficile de traduire des enregistrements audio juridiques ou tout autre document juridique sans l'aide d'un spécialiste. Si vous pouvez faire transcrire vos fichiers avec précision par des experts, vous disposerez de l'outil de défense le plus efficace pour contrer toutes les accusations portées contre vous par l'avocat de votre adversaire.

Meilleure planification des affaires

Les transcriptions juridiques simplifient grandement le processus d'examen des affaires et de préparation de la ligne de défense ou d'attaque des autres professionnels du droit, ce qui constitue peut-être leur principal avantage. En leur fournissant l'instrument nécessaire, les transcripteurs juridiques permettent aux avocats de se préparer à poser des questions approfondies qui pourraient révéler complètement la défense de la partie adverse.

Améliore l'exactitude du dossier juridique

Si vous avez déjà essayé de prendre des notes lors d'une discussion, vous savez à quel point il peut être difficile de se rappeler chaque mot. C'est particulièrement vrai pour les procédures judiciaires complexes, qui peuvent comporter de nombreux termes techniques. Un transcripteur juridique garantira que chaque mot prononcé au cours de la procédure est correctement capturé. Il peut être crucial pour les cabinets d'avocats et les tribunaux de maintenir l'exactitude du dossier juridique.

Organisation

La transcription juridique peut être facilement collectée et correctement organisée conformément au système juridique et aux réglementations propres à votre entreprise. Vous pouvez facilement trouver, enregistrer et rechercher les informations grâce à la transcription. Les services juridiques et les cabinets d'avocats utilisent la transcription pour rester dans les délais et organisés. Les professionnels du droit peuvent se concentrer sur d'autres activités importantes lorsqu'ils externalisent les transcriptions juridiques à une entreprise réputée. La productivité globale est ainsi augmentée.

Simplifie le processus de référence de points particuliers

Il peut être difficile de se référer à une déclaration spécifique faite lors d'une audience si vous ne disposez que d'un enregistrement audio de la procédure.
La transcription juridique permet de référencer facilement des points particuliers, en facilitant le travail des avocats lorsqu'ils doivent se référer à des éléments spécifiques d'une procédure ou d'un témoignage.

Conclusion

La transcription juridique est un outil précieux pour les professionnels du droit. Elle leur permet de gagner du temps, d'améliorer leur précision, de mieux organiser leurs affaires et de se préparer de manière plus efficace. Les services de transcription juridique sont de plus en plus populaires en raison de ces avantages et peuvent être facilement externalisés à des entreprises spécialisées.