L'importance des services de transcription au sein d'une entreprise

Par le passé, les secrétaires devaient assister aux réunions pour prendre des notes. C'était un processus laborieux car les secrétaires avaient pour objectif de retenir toutes les choses qui ont été dites et discutées tout en prenant des notes. Cependant, la communication commerciale est devenue bien plus dynamique de nos jours.

Les entreprises communiquent avec leurs audiences de leurs idées et objectifs grâce à de multiples plateformes audio ou vidéo. Cela inclut par exemple les présentations, les séminaires web, les séminaires télévisés, les groupes de discussion et des conférences. Puisque tout est enregistré, c'est bien plus pratique et efficace car il n'y a pas de risque de perdre des informations importantes.

Toutefois, il est nécessaire de pouvoir informer aussi les personnes qui n'ont pas pu assister aux différentes réunions, avec le résultat de ces conversations sous forme de texte écrit. De plus, avoir une trace écrite d'une réunion, d'une conférence, d'un interview est en effet avantageux pour une entreprise car elle peut servir de référence dans l'avenir.

C'est pour cela que les entreprises utilisent des services de transcription. Les services de transcription ont pris de l'importance en raison du contexte actuel de concurrence accrue entre les entreprises et de la nature des marchés nationaux et internationaux.

Qu'est-ce que la transcription commerciale ?

Le procédé de retranscription de fichier audio ou vidéo liés à l'entreprise est connu sous le nom de transcription commerciale. En d'autres termes, la transcription d'entreprise fait référence à tous types de transcription autre que les transcriptions juridiques et médicales. Les transcrits commerciaux sont des informations fondamentales pouvant être partagés avec des clients. Celui qui exerce ce métier s'appelle le transcripteur.

Ce qui différencie la transcription commerciale des autres types de documents, c'est que les détails se présentent généralement sous la forme d'une récitation textuelle de ce qui a été dit lors de la réunion, par opposition à la tenue d'un procès-verbal qui compresse et résume essentiellement les événements.

Quels sont les types de services de transcription ?

Il existe 3 types de transcription de base que les sociétés nouvelles dans le domaine de la transcription pour les marques doivent connaître :

1/ Transcription mot-à-mot

Dans ce type de retranscription, chaque mot du contenu audio ou vidéo est traduit en texte. Le but est de faire une prise de notes de tous les sons, les mots y compris les raclements de gorge et les pauses comme "hmm", "ah" et "euh".

2/ Transcription révisée

La retranscription formelle d'un document texte complet et précis pour en assurer la lisibilité, la cohérence et la compréhension sont connues sous le nom de transcription révisée. En outre, le transcripteur s'assure que le contenu est reproduit dans le format demandé par le client et qu'il est toujours facilement compréhensible.

3/ Transcription mot-à-mot intelligente

La parole est traduit mot-à-mot dans la retranscription afin d'éliminer les phrases redondantes et les éléments de remplissage qui pourraient être gênants. Tout en conservant la voix des participants et le sens de leur intervention, l'objectif est cette fois d'offrir une retranscription plus condensée et plus accessible. Le transcripteur devra veiller à ne pas oublier les informations fondamentales discutées.

Pourquoi les entreprises recherchent-elles des services de transcription spécialisés ?

Pour éviter de futurs désaccords ou litiges, une grande partie des entreprises exigent la transcription commerciale. Cependant, en ayant recours à de nombreux services commerciaux, sélectionner et engager des transcripteurs professionnels ou un service de transcription professionnel pour vos rencontres commerciales pourraient vous aider à développer votre entreprise.

Ci-dessous figurent les raisons pour lesquelles votre entreprise devrait avoir recours à des services de transcription professionnel pour transcrire des fichiers audios

Coûts réduits :

Vous devez choisir un service professionnel pour le travail de transcription de votre entreprise en raison des coûts. La plupart des entreprises engagent des transcripteurs internes qui travaillent pour elles. Néanmoins, beaucoup d'entre eux n'ont pas les connaissances et les compétences nécessaires pour fournir une bonne retranscription.

Les entreprises doivent donc payer leur formation, ce qui est coûteux et entraîne une charge financière pour l'ensemble de l'entreprise. Cependant, les entreprises peuvent économiser les dépenses de formation et les répartir plus efficacement en faisant appel à des services de traduction et transcription professionnels.

Une meilleure portée :

Il n'y a pas beaucoup d'options pour distribuer du contenu audio. Il utilise un espace de stockage important sur un ordinateur ou un serveur de messagerie, et vous devez également diviser les gros fichiers en fichiers plus petits avant de les envoyer à vos clients. Il va donc sans dire qu'il vous sera difficile de distribuer votre contenu audio.

Cependant, vous avez toujours la possibilité d'engager des services de transcription experts qui peuvent convertir votre contenu audio et vidéo en un texte intéressant qu'il est facile de publier et de diffuser à grande échelle.

Amélioration de l'efficacité du travail :

Lorsqu'un professionnel se charge de la retranscription des documents commerciaux, le personnel du secteur peut se concentrer sur le perfectionnement de ses compétences, consacrer son temps à des initiatives cruciales pour le développement de l'entreprise et augmenter l'efficacité et la productivité.

Une meilleure qualité :

Il existe toujours des différences entre la transcription professionnelle et la retranscription amateur. Un spécialiste qui respecte des normes de qualités de transcription strictes est nécessaire pour les services de transcription professionnels.

Le référencement :

Les informations nécessaires au classement de votre site web par les moteurs de recherche sont fournies lorsque vous convertissez les fichiers audios de votre site web en texte. Par ailleurs, si vous ne transcrivez pas le matériel audio de votre site web, il ne pourra pas apparaître dans les pages de résultats des moteurs de recherche.

Délai d'exécution rapide :

L'une des principales raisons pour lesquelles vous devez faire appel à un tiers pour les services de transcription audio est la rapidité de livraison. Si vous décidez de confier le travail à une équipe au sein de votre organisation, il est possible qu'elle ne soit pas compétente en matière de transcription. Vous pouvez souvent obtenir une retranscription écrite et finie de manière professionnelle en 24 heures environ, en fonction de la longueur de votre bande. Il serait difficile pour des travailleurs non formés de respecter des délais aussi stricts.

Précision :
La raison fondamentale de sous-traiter vos besoins en matière de transcription est la précision. Les entreprises peuvent être sûres de l'exactitude de la transcription puisqu'elle sera dépourvue de problèmes grammaticaux et lexicaux. La plupart du temps, un transcripteur expérimenté possède les connaissances pratiques nécessaires pour mener à bien votre projet avec le plus haut degré de précision et de qualité. L'expert garantira le maintien de l'authenticité et de la signification du texte par rapport à la vidéo ou à l'audio traité.

Sécurité :

Les transcriptions contiennent souvent des données sensibles. Vous pouvez protéger vos informations confidentielles en faisant appel à un service de transcription réputé, tel que Lingual Consultancy. Un accord sur la confidentialité ou le respect de la vie privée doit être signé par les transcripteurs travaillant pour des services de haute qualité. Ils mettront en œuvre un système strict qui protègera totalement vos informations d'entreprise privées.

Accès facile :

Les services de transcription professionnels contribueront à rendre les documents de votre entreprise plus accessibles, ce qui vous aidera à atteindre l'objectif de votre entreprise, qui est de servir un large éventail de clients. Si vous disposez de dossiers écrits complets, vous pouvez les transformer en synthèse vocale pour les clients aveugles. Vous devez inclure une retranscription textuelle ou faire sous-titrer la vidéo si vous décidez d'inclure des extraits vidéo sur votre site web.

Conclusion

Les entreprises doivent conserver des comptes rendus précis de toutes les réunions et de toute la correspondance, et parfois, des notes simples ne suffisent pas à conserver des comptes rendus consultables. La rédaction d'une description écrite complète des événements peut prendre beaucoup de temps et est moins efficace lorsqu'elle est effectuée en interne.

La méthode la plus rapide et la plus efficace peut s'avérer être l'externalisation de la tâche auprès d'une entreprise offrant des services de transcription professionnels. Vous recherchez un fournisseur de services de transcription professionnels ?

Faites appel à Lingual Consultancy Services si vous avez besoin de services de transcription pour votre entreprise et vous serez tranquille. Grâce à notre équipe de transcripteurs professionnels qualifiés, nous offrons des délais d'exécution rapides, des services de transcription précis pour les fichiers multimédias et un service de haute qualité.