La transcription juridique : un outil essentiel pour les professionnels du droit

Le processus de production ou de saisie d'un document juridique à partir d'enregistrements audio et/ou vidéo est appelé transcription juridique. Il consiste à convertir des documents à partir de fichiers audio ou vidéo en forme textuelle afin que les informations qu'ils contiennent puissent être facilement accessibles. Vous pouvez soumettre des enregistrements de tribunal, des procédures juridiques, des fichiers vidéo et des extraits audio pour obtenir des documents écrits grâce à des services de transcription.

Dans le domaine juridique, la transcription juridique devient de plus en plus courante. L'impact et l'efficacité de ce service sur la profession juridique sont reconnus par la communauté juridique. Les parajuristes, les chercheurs et les avocats n'ont plus besoin de passer de longues journées de travail pour écouter les plaidoiries, les procédures judiciaires, les interrogatoires et les témoignages. Les transcripteurs juridiques effectuent ce travail pour eux en convertissant les enregistrements en documents écrits plus faciles à organiser, à lire et à parcourir.

Le processus de transcription juridique

Avant de sous-traiter la transcription juridique, vous devez savoir que c'est une procédure simple.

Le client envoie le fichier audio ou le matériel vidéo à l'agence.

La plupart des entreprises de transcription juridique acceptent les fichiers audio et vidéo dans différents formats. Il est donc conseillé de vérifier avec l'agence si elle peut accepter votre matériel, qui est dans un certain format. L'entreprise de transcription juridique doit également connaître les délais de soumission que vous exigez.

Le transcripteur juridique prête une attention particulière au fichier audio ou aux enregistrements vidéo et le tape précisément tel qu'il est dit, en utilisant le format que vous choisissez. Le transcripteur prendra également en compte les sources originales.

Les particularités grammaticales et les subtilités des modèles de discours de chaque locuteur doivent être préservées, que le fichier concerne un témoignage ou des audiences judiciaires. Si le matériel original est une lettre ou un document juridique, les transcripteurs modifieront la grammaire, la syntaxe, la formulation et le langage du document final selon vos directives.

Des professionnels transcrivent vos fichiers

Une fois que les transcripteurs juridiques ont les enregistrements juridiques, l'expert que vous avez choisi commencera le processus de transcription du document. Selon vos besoins, la technique de transcription peut varier.

Par exemple, un transcripteur juridique écrirait chaque mot de vos procédures judiciaires exactement tel qu'il est dit. En d'autres termes, il transmettra les émotions et les interruptions des intervenants. Cependant, si les transcriptions sont nécessaires à des fins de documentation, des spécialistes supprimeront les détails et utiliseront différentes techniques de transcription.

Revue des documents

Lorsque le transcripteur juridique a terminé la transcription, une personne distincte examine et relit la transcription. Cela garantit l'exactitude de la transcription et son intégrité grammaticale.

Soumission du document

Une fois que la transcription a été examinée et corrigée, l'agence transmet le document au client. L'agence peut envoyer une copie papier ou une copie numérique de la transcription, selon la demande du client. Pour permettre au client d'accéder à plusieurs exemplaires du fichier en cas de perte ou de dommage, l'agence conserve la transcription finale.

Meilleures pratiques pour une transcription précise

Utiliser des technologies modernes

Internet, les caméras, l'éclairage et le matériel audio sont nécessaires pour mener des interrogatoires. L'utilisation de la reconnaissance vocale automatisée basée sur l'IA (ASR) peut également accélérer le processus de transcription des interrogatoires. L'utilisation d'un logiciel sophistiqué permet également aux avocats d'accéder, de partager en toute sécurité et de rechercher des transcriptions numériques, ainsi que de fournir une chronologie détaillée des événements tels qu'ils se sont produits pendant l'interrogatoire.

Il est important de disposer d'un service de transcription juridique compétent pour vérifier l'exactitude des documents générés par la machine. Dans un monde idéal, l'avocat serait en mesure de contrôler la technologie utilisée pendant l'interrogatoire. Sinon, il peut engager un parajuriste ou un assistant juridique pour l'aider avec la technologie, partager l'écran des pièces à conviction, les annoter et les présenter dans l'ordre approprié.

Faites attention aux outils utilisés

Depuis que les mesures de distanciation sociale imposées par la pandémie sont devenues la norme, les déclarations à distance sont désormais courantes. Cela représente un défi important pour de nombreux plaideurs. Une étude de JD Supra sur les sténographes judiciaires nationaux, qui sont chargés d'enregistrer avec précision chaque mot prononcé, a mis en lumière le "comportement des plaideurs qui ont réussi à mener des interrogatoires au cours de l'année passée". Selon les sténographes judiciaires, les professionnels du droit utilisent des outils qui peuvent garantir des fichiers audio de haute qualité.

La précision de la transcription dépend également de l'optimisation de l'acoustique de la salle, en plus de maintenir la fluidité et la clarté. Les avocats doivent prendre en compte plusieurs facteurs lorsqu'ils installent les microphones, notamment le nombre de locuteurs dans la salle, ainsi que ceux qui participent par téléphone ou par internet.

Voici quelques suggestions pour améliorer l'enregistrement audio :

• Placez les microphones aux bons endroits.
• Utilisez des écouteurs avec un microphone intégré.
• Assurez-vous que la bouche de l'orateur est près du microphone.
• Réduisez les bruits de fond et les distractions.
• Augmentez le volume et utilisez un limiteur audio.
• Utilisez un éditeur audio.

Identifiez avec précision

Commencez votre interrogatoire en vous présentant, ainsi que le témoin, l'avocat adverse et toutes les autres personnes présentes. Il est important de conserver un compte rendu détaillé et précis si vous avez l'intention d'utiliser votre interrogatoire vidéo comme preuve lors d'audiences judiciaires. De plus, vous devez toujours indiquer le nom de l'affaire. Lorsque vous parlez au téléphone, veuillez vous identifier pour les transcriptions téléphoniques. De cette manière, vous éviterez toute confusion ultérieure. Si vous faites référence à des pièces à conviction, indiquez l'État, la date, le numéro et toute autre caractéristique distinctive.

Donnez des instructions aux participants pour s'exprimer

Avant de parler, chaque intervenant doit se présenter et être averti de ne pas parler tous en même temps. Si plusieurs voix sont présentes, il peut être difficile de savoir qui parle. La gestion appropriée des conversations croisées lors de l'interrogatoire est l'élément le plus souvent cité pour produire une transcription d'interrogatoire précise.

En cas de conversations croisées, l'avocat doit identifier le locuteur par son nom. Le témoin doit également attendre que l'avocat ait terminé une question avant d'y répondre afin de conserver un enregistrement clair dans la transcription. Cela garantira une réponse appropriée à la question posée et donnera à l'avocat de la défense la possibilité de soulever des objections à une question inappropriée.

Il est important de souligner l'importance d'une communication claire aux témoins avant l'interrogatoire. Cela est essentiel pour éviter les malentendus et les interprétations erronées, ainsi que pour accélérer la procédure d'interrogatoire en réduisant le temps nécessaire aux demandes de clarification.

Épeler les mots inconnus

Même si les sténographes judiciaires et les prestataires de services de transcription d'interrogatoires sont familiarisés avec le vocabulaire juridique, il est important de définir les termes inconnus pour garantir des transcriptions précises. En fait, cette pratique a été mentionnée parmi les comportements d'avocats efficaces dans l'étude JD Supra. Les avocats doivent également veiller à ne pas parler trop rapidement.

Fournir les informations nécessaires à l'avance

Les avocats doivent fournir des informations précises sur l'affaire à l'avance, y compris l'orthographe correcte des noms des participants, des lieux et des termes techniques, afin d'aider les sténographes judiciaires à transcrire avec précision le témoignage. La préparation et le téléchargement préalables des présentations numériques doivent être effectués chaque fois que cela est possible.

L'accès à tous les documents cités lors de l'interrogatoire doit également être accordé au sténographe judiciaire. À la fin de l'interrogatoire, un avocat peut aider les sténographes judiciaires en passant en revue les pièces à conviction et toute orthographe inhabituelle. Dans l'enquête JD Supra, un répondant a réellement utilisé cela comme exemple de comportement d'avocat efficace.

Pourquoi investir dans la transcription juridique en vaut la peine ?

Ces dernières années, la demande de transcriptions juridiques rapides et précises a considérablement augmenté. La transcription juridique gagne en popularité en raison des avantages qu'elle offre aux avocats, aux juristes et aux cabinets d'avocats. Non seulement ils gagnent du temps en n'ayant pas à parcourir des fichiers audio et vidéo pour trouver les informations dont ils ont besoin, mais ils obtiennent également des documents, ce qui facilite la gestion des dossiers. De plus, étant donné que vos parajuristes et assistants ne s'occupent pas de la transcription, ils ont plus de temps à consacrer à d'autres tâches. Vous pouvez utiliser vos employés administratifs pour des tâches plus complexes et tirer le meilleur parti de votre budget en utilisant une entreprise de transcription juridique à leur place.

En d'autres termes, cela allège votre charge de travail et augmente l'efficacité de votre travail. Le coût moyen d'un transcripteur juridique par heure est inférieur au tarif moyen des parajuristes et des assistants, ce qui signifie que l'investissement dans la transcription juridique peut vous faire gagner du temps et de l'argent.

Conclusion

Un seul mot peut avoir une influence significative sur l'issue d'une affaire judiciaire, qui repose sur la précision et la nuance. La transcription juridique est un investissement judicieux car elle allège la charge de travail des avocats, réduit les risques d'erreurs et aide les cabinets d'avocats à économiser du temps et des ressources. Pour les procédures judiciaires, un service de transcription juridique expert peut être crucial. Il peut contribuer à garantir l'exactitude des dossiers judiciaires, éviter les malentendus qui peuvent entraîner des erreurs dans les verdicts des affaires.
Comme votre pratique juridique nécessite les transcriptions les plus précises possibles, chez Lingual Consultancy, nous sommes là pour vous. Nous employons certains des transcripteurs les plus qualifiés de l'industrie et nous les formons pour fournir un service de transcription juridique précis et efficace, afin de vous offrir des documents transcrits cohérents et de haute qualité.